1.0 TUJUAN
Panduan ini disediakan
sebagai rujukan kepada semua warga IKBN Miri dalam melaksanakan Ekosistem
Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini juga, diperjelaskan konsep
EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan, tindakan yang perlu diambil pada
setiap peringkat pelaksanaan, kaedah pengauditan yang diguna ke arah persijilan
EKSA oleh MAMPU.
EKSA juga harus dilihat
sebagai satu program yang menggalakkan IKBN Miri agar lebih kreatif dan
inovatif dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang sesuai dan mampu
meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian perkhidmatan selari dengan
matlamat menghasilkan pekerja-pekerja mahir yang berketrampilan.
2.0 PENGENALAN KEPADA EKSA
EKSA telah diperkenalkan
mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan
semula Amalan 5S Sektor Awam
dengan mengambil kira keperluan bagi
mengetengahkan persekitaran
tempat kerja yang berkualiti dan kondusif
supaya lebih relevan kepada
jabatan/agensi sektor awam di Malaysia.
Langkah penjenamaan semula
ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk
meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di
samping menyemarakkan lagi
budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan
jabatan/agensi sektor awam.
Komponen
utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang
ditambahbaik
di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan
bertujuan
untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah
baik elemen 5Stersebut dengan menyokong kepada pengwujudan
persekitaran
kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan
menambah
lima elemen baharu, iaitu:
·
Imej korporat;
·
Kreativiti dan Inovasi;
·
Amalan Hijau;
·
Persekitaran Kondusif; dan
·
Kepelbagaian Agensi
3.0 PRINSIP PELAKSANAAN EKSA
Pelaksanaan EKSA masih
menggunakan prinsip 5S tetapi dengan penambahan elemen-elemen EKSA seperti
berikut:
i.
Imej Korporat
Imej
Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak
berkepentingan
terhadap persekitaran, tindakan dan IKBN Miri. Nilai, etika dan norma kerja
yang seragam dalam kalangan warga kerja IKBN Miri amat diperlukan untuk
mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut
menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran di IKBN Miri.
ii.
Kreativiti dan Inovasi
Dalam
usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA
menggalakkan
warga IKBN Miri membudayakan elemen kreativiti dan
inovasi
semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.
Persekitaran
sektor awam yang sering kali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan
budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga IKBN
Miri digalakkan untuk sentiasa berfikir
di
luar kotak (out of the box) untuk
menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.
iii.
Amalan Hijau
Penekanan
turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan
melaksanakan
program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan
penggunaan
tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat
diterapkan kepada keseluruhan warga IKBN Miri ke arah penggunaan sumber secara
optimum.
iv.
Persekitaran Kondusif
Persekitaran
kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi
tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam. Amalan EKSA menggalakkan
IKBN Miri memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra
pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan orang kurang
upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan.
v.
Kepelbagaian
Agensi
EKSA
memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi kriteria
generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis
jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan.
Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini
iaitu one size fits all didapati kurang
mencakupi keperluan kepelbagaian jabatan/agensi kerajaan pada masa kini.
4.0 PELAKSANAAN EKSA DI IKBN MIRI
4.1 Dasar EKSA
“Ekosistem
Kondusif Sektor Awam (EKSA) menjadi pendorong kepada peningkatan produktiviti,
kualiti kerja dan perkhidmatan melalui persekitaran kerja yang kondusif dan
selamat.”
4.2 Objektif EKSA
i.
Mewujudkan persekitaran kerja
yang bersih, mesra, selamat dan selesa pada setiap masa
ii.
Meningkatkan disiplin diri dan
semangat kerja di kalangan pegawai dan pelajar
iii.
Meningkat tahap kepuasan
pelanggan terhadap perkhidmatan yang ditawarkan
iv.
Mewujudkan budaya kerja yang
selamat dan ceria
4.3
Logo Amalan EKSA
4.4 Slogan
EKSA
“Together
we can do better”
4.5 Pembahagian
Zon EKSA IKBN Miri
BIL
|
NAMA ZON
|
KAWASAN
|
1
|
Penyelenggaraan Kereta
|
Bangunan PK Blok A dan Blok B serta kawasan
sekitarnya, pondok pengawal berdekatan sekolah dan tempat sisa buangan minyak
bersebelahan.
|
2
|
Semburan Cat
|
Bangunan SC serta kawasan sekitarnya.
|
3
|
Penyelenggaraan Kenderaan Perdagangan
|
Bangunan PKP serta kawasan sekitarnya, garaj
bas, tandas luar dan stor pemandu berdekatan.
|
4
|
Penyelenggaraan Jentera Berat
|
Dua buah blok bangunan PJB dan kawasan
sekitarnya.
|
5
|
Pemesinan
|
Bangunan PA dan TDM dan kawasan sekitarnya
|
6
|
Penyelenggaraan Industri
|
Dua buah blok bangunan MI, pondok pengawal
berdekatan, tandas luar dan kawasan sekitarnya.
|
7
|
Hospitaliti
|
Bangunan Hospitaliti, stor Hospitaliti, pondok
sampah dan kawasan sekitarnya.
|
8
|
Bangunan Pentadbiran
|
Bangunan pentadbiran, Pondok sekuriti A dan
kawasan sekitarnya. Stor sisa minyak, stor sisa buangan besi, bilik
kompresor dan bilik jana kuasa.
|
9
|
Asrama
|
Asrama, dewan makan, kuarters (tidak termasuk
rumah pegawai), taman permainan, pondok pengawal kuarters dan kawasan
sekitarnya.
|
10
|
Bina Insan
|
Dewan serbaguna, pondok sekuriti B, padang,
gelanggang permainan, surau, padang kawad dan kawasan sekitarnya.
|
4.6 Jawatankuasa
EKSA
EKSA IKBN Miri telah melibatkan semua pegawai dari
semua tahap. Pengarah IKBN Miri sebagai Penaung dan Timbalan Pengarah
(Pengurusan Latihan) sebagai Pengerusi EKSA. Carta Organisasi EKSA IKBN Miri
pada Lampiran 1.
Terdapat 3 unit iaitu Unit Latihan, Unit Promosi
dan Unit Audit. Selain itu, 10 orang ketua zon telah dilantik bagi mewakili 10
zon di IKBN Miri.
4.7 Peranan
Ahli Jawatankuasa
4.7.1 Penaung dan Pengerusi
i. Menentukan hala tuju keseluruhan
dalam pelaksanaan EKSA.
ii. Membentuk pelan tindakan
pelaksanaan EKSA
iii. Menentukan belanjawan dan
mengenalpasti sumber-sumber kewangan
iv. Menetapkan polisi, peraturan dan
garis panduan
v. Mengenalpasti ahli-ahli
jawatankuasa,fasilitator dan ketua-ketua zon
vi. Menetapkan sistem penghargaan dan
anugerah
vii. Mengawas dan menilai kemajuan
perlaksanaan EKSA (dengan
bantuan
JK Audit)
viii.Memberi galakan untuk penyertaan
dalam aktiviti EKSA (dengan
bantuan
JK Promosi) dan
ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah
pembentukan
amalan-amalan kebersihan (dengan
bantuan JK Latihan)
4.7.2 Jawatankuasa Latihan
i. Mengenalpasti dan merancang
program latihandan kesedaran kepada warga IKBN Miri
ii. Menyediakan pelan latihan bagi
memupuk kefahaman konsep dan Amalan EKSA kepada semua warga kerja IKBN Miri,
iii. Mengenal pasti jenis latihan yang
diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh aktiviti Amalan EKSA serta amalan
peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk
kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan EKSA); dan
iv. Menyelaras dan memastikan setiap
warga kerja diberi peluang untuk menghadiri latihan secukupnya
4.7.3 Jawatankuasa Audit
i.
Menyediakan kriteria senarai
semak proses audit
dan garis panduan pelaksanaan audit;
ii.
Melantik juruaudit dalaman EKSA
iii.
Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit
dalaman EKSA
iv.
Mencadangkan
penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa
proses audit
v.
Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika
perlu
vi.
Menyediakan
laporan keseluruhan audit
kepada Jawatankuasa Pemandu
Amalan EKSA IKBN Miri
vii.
Menggunakan
kriteria audit EKSA
yang disediakan oleh
MAMPU (Lampiran 2) dan
viii.
Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa
mengikut keperluan
4.7.4 Jawatankuasa Promosi
i.
Menyediakan
pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA
ii.
Memastikan pelaksanaan
pelan promosi ke arah membina
kesedaran Amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi
iii.
Merancang dan
memperuntukkan perbelanjaan
bagi memastikan aktiviti promosi
dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang
iv.
Merancang dan
menganjurkan pertandingan EKSA
(kebersihan,poster, banner dan lain-lain)
v.
Menganalisis keberkesanan
aktiviti promosi yang telah
dilaksanakan; dan
vi.
Melaporkan
status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSAdi kalangan warga kerja
kepada Jawatankuasa Pemandu.
4.8 Keperluan
Sudut EKSA
Kaedah penyaluran
penyampaian. Ia boleh
disediakan secara fizikal
dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan)
atau secara maya.
Sudut EKSA di IKBN
Miri perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
i.
Dasar dan Objektif Amalan EKSA;
ii.
Carta Organisasi Amalan EKSA (Induk dan zon);
iii.
Carta Perbatuan/Gantt Chart;
iv.
Pelan Lantai EKSA;
v.
Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan
sesuatu aktiviti EKSA;
vi.
Informasi/ hebahan berkaitan Amalan EKSA untuk
tujuan promosi;
vii.
Logo dan Slogan Amalan EKSA; dan
viii.
Tarikh kemaskini sudut EKSA.
Setiap zon tidak dikehendaki
mewujudkan sudut EKSA tetapi wajib ada sudut informasi yang sentiasa
dikemaskini dan mengandungi semua maklumat EKSA seperti di atas.
4.9 Keperluan Fail Induk,
Audit, Latihan dan Promosi
Dokumentasi pelaksanaan
Amalan EKSA perlu
disediakan di peringkat
induk, jawatankuasa dan zon. Keperluan dalam fail EKSA adalah seperti
berikut:
i.
Pengenalan
EKSA – Dasar
& Objektif EKSA
dan garis panduan
EKSA
ii.
Carta Organisasi EKSA – Fail induk, jawatankuasa
dan zon;
iii.
Pelan Lantai (Fail induk dan zon sahaja);
iv.
Carta Perbatuan – Fail induk, Jawatankuasa
(berkenaan) dan zon;
v.
Minit Mesyuarat – Fail induk, Jawatankuasa
(berkenaan) dan zon;
vi.
Gambar Aktiviti-Aktiviti EKSA;
vii.
Gambar Sebelum dan Selepas – Fail Induk dan Zon;
dan
viii.
Audit( kriteria dan keputusan audit) - Fail
induk, Jawatankuasa (berkenaan)
ix.
dan zon.
5.0 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA DI LOKASI
5.1 Ruang Pejabat
5.1.1 Peralatan
pejabat
i. Peralatan pejabat
sentiasa berkeadaan baik
dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat;
ii. Peralatan pejabat
sentiasa bersih dan
disusun supaya kelihatan kemas; dan
iii. Pastikan lampu dan
plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut kesesuaian contoh
mesin fotostat, mesin faks dan CPU.
5.1.2 Susun
Atur dan Peralatan Pejabat
i. Semua perabot
dan peralatan pejabat
tersusun kemas, berkeadaaan baik
serta tidak mengancam
keselamatan dan kesihatan
pekerja;
ii. Kreativiti menyusun
perabot dan peralatan
adalah digalakkan supaya dapat
mewujudkan suasana yang
lebih selesa dan keceriaan
pejabat serta tidak
mengancam keselamatan dan kesihatan; dan
iii. Teknik susunan
peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja.
Contohnya: Kabinet Fail
diletakkan berhampiran dengan
work station pegawai.
5.1.3 Susunan
Fail
i.
Disusun
dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;
ii.
Sistem
pengurusan fail yang memudahkan pencarian/ pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30
saat per fail); dan
iii.
Ring
File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:
a.
Tetulang
ring file mengandungi:
·
Singkatan
nama kementerian, bahagian,cawangan/unit;
·
nombor
fail;
·
tajuk
fail; dan
·
nombor
susunan fail.
b.
Muka
depan ring file mengandungi:
·
Logo;
·
Tajuk;
·
Nama
unit atau cawangan;
iv.
Penggunaan
tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail.
5.1.4 Hiasan
Dalaman
i.
Hiasan yang
bersesuaian dengan imej
jabatan, mudah dan
jimat diselenggarakan dan kedudukannya
tidak mengancam keselamatan dan
kesihatan pekerja;
ii.
Maklumat korporat
boleh dipamerkan tetapi
tidak keterlaluan dari segi
kuantiti dan sentiasa
dikemaskini (contoh: carta
organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya);
iii.
Dinding
yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;
iv.
Penggunaan hiasan
pokok bunga plastik
dan pokok bunga
hidup tidak digalakkan (jika
digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak
habuk terperangkap serta
kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari
segi kuantiti);
v.
Hiasan
seperti lanskap berkonsepkan water
features dan akuarium dalam ruang pejabat
tidak digalakkan (jika digunakan ianya
perlu penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik);
vi.
Pastikan
semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada
dalam keadaan baik
supaya tidak mencacatkan pemandangan; dan
vii.
Susunan hiasan
sentiasa kemas, tersusun,
menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
5.1.5 Tanda
Arah/ Petunjuk/ Peringatan
i.
Tanda peringatan
yang sesuai diletakkan
pada peralatan yang berisiko
seperti “AWAS” pada
plug yang terdedah
dan “SILA PADAM LAMPU
SELEPAS DIGUNAKAN” pada
plug lampu yang terbabit;
ii.
Tanda nama pegawai perlu
diletakkan pada setiap
partition dan bilik pegawai; dan
iii.
Tanda arah,
petunjuk dan peringatan
perlu diletakkan di
tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
5.1.6 Ruang
Kerja Terperingkat
i.
Ruang
kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server
dan Kawasan Kerja Larangan;
ii.
Kawasan bilik
ini perlu sentiasa
kemas, tersusun, bersih,
tidak berdebu dan selesa;
iii.
Sistem pengurusan
ruang kerja terperingkat
perlu diamalkan dengan memenuhi
ciri-ciri keselamatan pengguna
(tatacara yang ditetapkan dalam
peraturan keselamatan); dan
iv.
Pegawai yang
bertanggungjawab (pemunya/ ownership)
perlu dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik. Nama
pegawai dan nombor telefon
hendaklah dipamerkan pada
pintu masuk bilik berkenaan.
5.1.7 Bilik
Fail
i.
Pelan Susun
Atur/pelan lantai bilik
fail perlu disediakan
dan dipamerkan di ruang yang strategik;
ii.
Kabinet
fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks;
iii.
Fail di
dalam kabinet perlu
disusun secara berbaring
dengan tetulangnya menghala ke
atas dan nombor
rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan
teratur mengikut turutan nombor siri fail;
iv.
Fail perlu
disusun semula di
tempat asal selepas
digunakan sebelum tamat waktu bekerja;
v.
Satu sistem
pergerakan fail perlu
diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail
yang sedang digunakan
(contoh : kad
daftar pengguna dan kad keluar masuk fail);
vi.
Fail-fail
terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang.
Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet;
vii.
Pekerja
dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail; Tangga, troli
dan kerusi hendaklah
diletakkan di tempat
yang selamat dan diparkirkan; dan
viii.
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik
bagi menguruskan kebersihan bilik
fail (Nama pegawai
dan nombor telefon).
5.1.8 Kaunter
i.
Memastikan peralatan
pejabat dan kemudahan
yang disediakan sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
ii.
Persekitaran kaunter
sentiasa dilap supaya
tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;
iii.
Tanda arah,
petunjuk dan peringatan
perlu diletakkan di
tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
iv.
Maklumat korporat
boleh dipamerkan tetapi
tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini;
v.
Sentiasa
mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;
vi.
Sekiranya perkhidmatan
kaunter melibatkan borang-borang
yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan;
vii.
Sofa atau
kerusi perlu disediakan
di ruang menunggu
untuk pelanggan; dan
viii.
Kaunter
utama perlu memenuhi kriteria berikut:
a.
Sistem
maklum balas pengguna
b.
Direktori
pegawai
c.
Borang
/ brousar
d.
Bahan
bacaan/ informasi
e.
Piagam
pelanggan
5.2 Ruang Kerja/ Bilik Pegawai
5.2.1 Lantai
i.
Pastikan
lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran; dan
ii.
Tidak
terdapat barang yang
tidak diperlukan bertaburan
di atas lantai di sekitar ruang
kerja.
5.2.2 Meja
(Di atas Meja)
i. Satu (1) tray surat
(jika ada) dan dilabelkan;
ii. Dibenarkan satu sudut
mini untuk tapak hiasan (optional);
iii. Terdapat telefon dan
buku direktori (optional);
iv. Fail-fail
aktif/diari/organizer hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa;
v. Fail disusun mengikut
nombor siri/indeks yang ditetapkan; dan
vi. Rubber stamp
yang aktif dilabelkan
dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp)
5.2.3 Meja
(Di bawah/ Tepi Meja)
i. Sediakan tempat khas
yang bertanda bagi bakul sampah;
ii. Wayar/kabel (untuk
ICT dan elektrik)
perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan
yang sesuai seperti
black tape/cable casing; dan
iii. Kotak kitar
semula boleh diwujudkan
dan digunakan secara gunasama.
5.2.4 Laci Meja / Almari
i.
Sekiranya
pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan
ruang laci boleh
seperti berikut:
a.
Laci
paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan penggunaannya kepada
alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai
b.
Laci
tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi
seperti diari, planner dan buku catatan
c.
Laci
bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi menempatkan alatan/ barang peribadi
seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain
d.
Sekiranya
bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka
keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti
alat tulis,buku catatan dan dokumen rasmi.
e.
Sekiranya
ada 2 tingkat laci sahaja, tiada laci bagi urusan peribadi
ii.
Barang-barang
peribadi seperti beg tangan, payung perlu
diletakkan
di dalam laci/almari ruangan peribadi dan disusun kemas;
iii.
Pegawai
hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu
barang
yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur;
dan
iv.
Almari
pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam
keadaan kemas, tersusun dan bersih.
5.2.5 Dinding/ Partition
i.
Dokumen
yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing masing termasuk bilik
pegawai:
a.
Tanda
Nama Penuh;
b.
Jawatan;
ii.
Segala
dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur;
iii.
Dibenarkan
satu sudut mini di partition (optional) untuk hiasan; dan
iv.
Status
pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di
hadapan
partition.
5.2.6 Kerusi
i.
Kerusi
tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan;
ii.
Blazer/selendang
boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan);
dan
iii.
Pastikan
kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan
bersih.
5.2.7 Komputer dan Pencetak
i.
Komputer
serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk
diguna;
ii.
Komputer
disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri keselamatan
contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan
pintu masuk;
iii.
Pastikan
komputer ditutup sebelum pulang (shut down);
iv.
Printer
dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan;dan
v.
Wallpaper menggunakan Dasar dan Objektif Amalan EKSA
manakala screensaver menggunakan Logo Amalan EKSA IKBN Miri seperti di Lampiran
2. Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak
digunakan.
5.2.8 Sistem Fail
i.
Mengurus
fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail;
ii.
Fail
berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah diseragamkan;
iii.
Menyusun
fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail; dan
iv.
Kabinet
dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada).
5.2.9 Bilik Pegawai
i.
Semua
perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna
pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;
ii.
Tiada
sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffeetable atau
lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;
iii.
Hiasan
perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti; dan
iv.
Susun
atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan
tiada habuk yang terperangkap.
5.2.10 Pelabelan dan Pemakiran (Parking)
i.
Setiap
peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot parkir yang
bersesuaian; dan
ii.
Pelabelan
dan lot alatan haruslah
seragam mengikut kesesuaian zon.
5.3 Bahagian
Pengeluaran
5.3.1 Bilik Pencetakan/ Dokumentasi
i.
Pastikan
lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan
atau sebarang kecacatan lantai;
ii.
Peralatan
sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama
atau simbol alatan;
iii.
Peralatan
dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh dilabelkan dengan nama
alatan dan disimpan di tempat pemakiran atau almari yang telah disediakan
supaya mudah diperolehi dandisimpan semula; dan
iv.
Penggunaan
label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/ barangan/perkhidmatan (Contoh:
label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).
5.3.2 Mesin dan Peralatan
i.
Mesin
diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan
proses kerja;
ii.
Sentiasa
memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan
sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin;
iii.
Pastikan
tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang
berbentuk cecair;
iv.
Perlu
meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya
sebagai peringatan kepada pekerja lain;
v.
Mempunyai
tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian;
vi.
Mesin
yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan; dan
vii.
Jadual
penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin.
5.4 Stor
(Rujukan: PP Bil.5 Tahun 2009(TPS))
5.4.1 Pintu Stor
i.
Pintu
stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut:
a.
Pelan
lantai stor;
b.
Borang
permohonan stok;
c.
Tanda
amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas; dan
d.
Jadual
waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor.
5.4.2 Dalam Stor
i.
Pastikan
stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;
ii.
Terdapat
tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen barangan (mengikut
tatacara pengurusan stor);
iii.
Mempunyai
sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/dicari;
iv.
Tidak
terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor;
v.
Peralatan
sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan
troli);
vi.
Boleh
menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garis
panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi
melambangkan imej korporat; dan
vii.
Tanda
arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta
mudah dilihat oleh orang ramai.
5.4.3 Simpanan Barang Stor
i.
Barang-barang
disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan
laluan kakitangan stor;
ii.
Barang-barang
disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar Dulu /First In First
Out (MDKD/FIFO);
iii.
Penggunaan
ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut:
a.
Ruang
stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia, alat
ganti atau makmal dan sebagainya;
b.
Setiap
kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad atau nombor atau kedua-duanya
sekali; dan
c.
Setiap
para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu
nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak Nombor
2, para B dan kotak nombor 2) * Lokasi liquid paper botol ialah di
B-2B2.
iv.
Stok
yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah
kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;
v.
Setiap
bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama;
vi.
Bagi
barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran
bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas;
vii.
Pastikan
bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan;
viii.
Barang-barang
berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh
pegawai yang bertanggungjawab;
ix.
Pengeluaran
barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor)
dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/ bahagian);
dan
x.
Kad
petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
5.4.4 Simpanan Barang Toxic
i.
Barang
toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan
pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;
ii.
Peralatan
seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan toxic
perlu digunakan dengan sebaiknya;
iii.
Tiada
barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak digunakan lagi;
iv.
Peralatan
yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic berkeadaan
baik;
v.
Mempunyai
tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap;
vi.
Sistem
susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan
vii.
Tanda
arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta
mudah dilihat oleh orang ramai.
5.4.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor
i.
Alat
pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
a.
Mempunyai
sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba;
b.
Prosedur
operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan
c.
Digantung
pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.
ii.
Sistem
Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler dan hose reel);
iii.
Pencahayaan
yang mencukupi;
iv.
Tanda
amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar” dipamerkan dengan jelas;
dan
v.
Tangga
dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.
5.5 Tempat
Umum
Ruang
Umum termasuk Surau, Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Tandas dan lain-lain
merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini
sentiasa digunakan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk
menjamin keselesaan pengguna.
5.5.1 Surau/ Bilik Solat
i.
Pastikan
semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan
baik;
ii.
Sentiasa
memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk
keselesaan ramai;
iii.
Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun,
dilipat atau digantung dengan kemas;
iv.
Pintu
masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat;
v.
Almari/kabinet/rak/penyidai
adalah dibenarkan mengikut keperluan;
vi.
Buku-buku
bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari / kabinet / rak yang
disediakan;
vii.
Penanda
arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas;
viii.
Selipar/kasut
hendaklah tersusun rapi;
ix.
Jadual
waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;
x.
Cermin
muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;
xi.
Penggunaan
pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang
sentiasa segar;
xii.
Jam
dinding disediakan untuk panduan;
xiii.
Tidak
dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;
xiv.
Mempunyai
sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/
xv.
peralatan;
dan
xvi.
Pegawai
bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan
kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).
5.5.2 Bilik Mesyuarat/ Bilik Perbincangan
i.
Sentiasa
memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;
ii.
Peralatan/kemudahan
dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
iii.
Pastikan
peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika
tidak digunakan;
iv.
Peralatan
mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
v.
Memaparkan
senarai inventori (KEW-PA 7);
vi.
Maklumat
berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat.
Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);
vii.
Hiasan
berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada penyelenggaraan
yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Kementerian/Bahagian,
penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian/Bahagian dan
lain-lain);
viii.
White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas
mesyuarat selesai;
ix.
Pastikan
pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di
tempat yang disediakan;
x.
Jam
dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;
xi.
Pastikan
barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup
sebelum meninggalkan bilik mesyuarat
xii.
Makanan
berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan;
xiii.
Pegawai
bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor telefon); dan
xiv.
Etika
penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang
bersesuaian.
5.5.3 Bilik Latihan
i.
Lantai
bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;
ii.
Hiasan
berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh: gambar,
maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju,
piagam pelanggan dan lain-lain);
iii.
Peralatan/kemudahan
bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan
baik;
iv.
Peralatan
mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
v.
Kemudahan
tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan
efektif; dan
vi.
Pegawai
bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik latihan (nama pegawai dan nombor telefon).
5.5.4 Bilik Sumber & Multimedia
i.
Bersih,
susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan;
ii.
Mempunyai
sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/dicapai/dicari (seperti
rak/ tanda/label/abjad/bahan) bila diperlukan;
iii.
Peralatan/kemudahan
bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan
baik;
iv.
Kemudahan
tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informative
dan efektif;
v.
Peralatan
mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan
vi.
Pegawai
bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik sumber & multimedia (nama pegawai dan nombor telefon).
5.5.5 Pantri
i.
Lantai
sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;
ii.
Semua
peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan;
iii.
Kabinet/rak
dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut
kesesuaian/optional);
iv.
Tiada
pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan;
v.
Pinggan/mangkuk
yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur di dalam
kabinet/rak;
vi.
Kain
lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;
vii.
Pastikan
sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;
viii.
Bahan
makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah
diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam bekas makanan) dan
dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional);
ix.
Tong
sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;
x.
Pantri
hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang
serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan;
xi.
Penggunaan
pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenangkan;
xii.
Pastikan
lampu dan pintu ditutup setelah digunakan;
xiii.
Menyediakan
satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan,
pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan;
xiv.
Dilarang
merokok di dalam pantri; dan
xv.
Pegawai
bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan
kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor telefon).
5.5.6 Tandas
i.
Permukaan
lantai sentiasa bersih dan kering;
ii.
Senarai
peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:
a)
Bekas
sampah;
b)
Sanitary bin (untuk bilik air wanita);
c)
Alat
pengering tangan (hand drayer);
d)
Mesin
penyembur pewangi;
e)
Soap dispenser; dan
f)
Kertas tisu.
iii.
Permukaan
dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu
utama;Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang;
iv.
Semua
lampu berfungsi dengan baik;
v.
Pintu-pintu
tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan
kelihatan bersih;
vi.
Mangkuk
tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat;
vii.
Mangkuk
tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi
dengan sempurna;
viii.
Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi
dengan sempurna;
ix.
Sinki
berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna;
x.
Meja
sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;
xi.
Tempat
mengambil wuduk hendaklah bersih dan semua paip air berfungsi dengan baik;
xii.
Bekas
sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun;
xiii.
Tisu
sentiasa ada di dalam tandas;
xiv.
Digalakkan
menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas;
xv.
Senarai
semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di dalam bilik air;
xvi.
Memastikan
tandas OKU berkeadaan baik dan berfungsi;
xvii.
Persekitaran
tidak berbau yang kurang menyenangkan; dan
xviii.
Pegawai
bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan
kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor telefon).
5.5.7 Laluan Utama/ Laluan Awam
i.
Lantai
sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan;
ii.
Hiasan
seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan
kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;
iii.
Peralatan
yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak
mengganggu aliran perjalanan;
iv.
Pintu
kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan
v.
Papan
Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan
dikemaskini maklumatnya.
5.5.8 Perpustakaan/ Pusat Sumber
i.
Perpustakaan/pusat
sumber sentiasa berkeadaan bersih dan kemas;
ii.
Susunan
buku yang teratur dan mudah untuk dicapai (seperti rak/ tanda/
label/abjad/bahan);
iii.
Peralatan/kemudahan
yang disediakan berkeadaan baik; dan
iv.
Kemudahan
tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan mudah dilihat.
5.5.9 Gymnasium
i.
Peralatan
gimnasium disusun dengan kemas dan teratur serta mengambil kira ciri-ciri
keselamatan;
ii.
Peralatan
senaman diselenggara mengikut jadual;
iii.
Peti
kecemasan (first aid kit) disediakan dan berada dalam keadaan baik serta
sempurna;
iv.
Jadual
penggunaan gimnasium dipamerkan untuk kemudahan pengguna dan dipamerkan di
kawasan yang mudah dilihat;
v.
Rekod
penggunaan gimnasium boleh diwujudkan (contoh : buku rekod pengguna); dan
vi.
Pegawai
bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan gimnasium.
5.5.10 Lobi Utama
i.
Semua
peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan baik;
ii.
Laluan-laluan
umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti
barang/peralatan yang boleh menganggu laluan umum;
iii.
Maklumat
seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggan dan lain-lain sentiasa
dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.
iv.
Mempamerkan
maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut:
a)
Visi;
b)
Misi;
c)
Maklumat
Pengurusan Atasan;
d)
Moto
dan
e)
Piagam
Pelanggan
v.
Menyediakan
perkara-perkara berikut:
a)
Buku
kedatangan pelawat
b)
Direktori
pegawai
c)
Sudut
informasi untuk pelanggan
d)
Perhiasan
yang bersesuaian dengan imej korporat
5.5.11 Kaunter Khidmat Pelanggan/ Ruang Menunggu
i.
Kaunter
khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun;
ii.
Tempat
duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/tetamu luar;
iii.
Peralatan/kemudahan/perabot
di ruang menunggu disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik;
iv.
Kawasan
persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan kemas; dan
v.
Kemudahan
tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang mudah dilihat.
6.0 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA DI KAWASAN
PERSEKITARAN JABATAN
6.1 Papan
Tanda Jabatan/ Papan Tanda Arah
i.
Papan
tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah diletakkan di lokasi
penting iaitu bilik admin, bilik Setiausaha Bahagian (SUB), tandas,
pintu keluar dan bilik mesyuarat;
ii.
Berada
dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
iii.
Saiz
yang sesuai dan senang difahami;
iv.
Mudah
dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan
v.
Berkonsepkan
imej korporat Jabatan.
6.2 Media/ Bahan Pameran
i.
Bahan
media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di
seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa
bersih;
ii.
Bahan-bahan
tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;
iii.
Penampilan
media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas
dan teratur; dan
iv.
Penggunaan
kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan supaya dapat menarik
perhatian pelanggan.
7.0 KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA
7.1 Penglibatan Pengurusan Atasan
Penglibatan
Pengurusan atasan seperti Pengarah, Timbalan Pengarah (Pengurusan Latihan dan
HEP) dalam pelaksanaan EKSA amat dikehendaki demi kelangsungan amalan EKSA di
IKBN Miri
7.2 Penampilan Diri dan Imej
Mempamerkan
keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara pakaian,
dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai
dengan imei penjawat awam.
7.3 Perhubungan Dengan Rakan Sejawat
Mempamerkan
usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti, mesyuarat
dan sebagainya.
7.4 Perhubungan Dengan Pelanggan
Hubungan
berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan
santun, bertatasusila dan sedia membantu.
7.5 Kecekapan dan Kemahiran Menjalankan Tugas
Mempamerkan
kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi
pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan
berinisiatif.
8.0 KESELAMATAN PERSEKITARAN
8.1 Langkah-langkah Keselamatan
i.
Laluan
utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan
(contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak dan sebagainya);
ii.
Pintu
rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak
dihalang;
iii.
Tidak
membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;
iv.
Tiada
aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;
v.
Tanda-tanda
amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh :Dilarang Merokok,
tanda KELUAR dan AWAS);
vi.
Tangga-tangga
laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-barang pra pelupusan);
vii.
Tiada
aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman IKBN Miri (contoh : pantri,
kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan
sebagainya);
viii.
Peralatan-peralatan
rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera;
ix.
Memastikan
anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan;
x.
Menyediakan
buku log peminjaman kunci dan dikemaskini;
xi.
Menyediakan
pelan tindakan kecemasan yang meliputi arahan keselamatan, latihan pengusian
bangunan, tanda amaran, pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul serta tanda
arah laluan kecemasan;
xii.
Dokumen-dokumen
terperingkat perlulah diselengarakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan
dan maklumat kerajaan hendaklah dijaga keselamatannya;
xiii.
Memastikan
alat pemadam menepati kriteria berikut:
a)
Penyelengaraan
secara berkala
b)
Mempunyai
Tatacara Penggunaan
c)
Berkeadaan
bersih
d)
Diletakkan
di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
xiv.
Prosedur
dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan
sebagaimana Arahan Keselamatan; dan
xv.
Peruntukan
Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.
9.0 PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI
9.1 Langkah-langkah Pembudayaan
i.
Melaksanakan
Inovasi atau best practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan
kualiti warga tanpa penggunaan peruntukan kewangan yang tinggi; dan
ii.
Menggunakan
barangan terpakai sebagai salah satu bentuk kreativiti seperti untuk hiasan
setiap zon atau dalam kegunaan amalan EKSA.
10.0 AMALAN HIJAU
10.1 Langkah-langkah Amalan Hijau
i.
Melaksanakan
program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh
berikut:
a)
Notis/
arahan penjimatan tenaga.
b)
Penggunaan
lampu/ peralatan save energy.
c)
Penetapan
suhu optimum.
d)
Penjimatan
kertas.
e)
Penjimatan
air.
f)
Kempen
hijau.
ii.
Melaksanakan
program kitar semula di peringkat zon.
iii.
Menyediakan
analisis penjimatan, sebagai contoh:
a)
Kos
b)
Masa
c)
Tenaga
Pekerja
d)
Ruang
11.0 PENUTUP
Dengan adanya garis panduan ini diharap dapat membantu warga IKBN
Miri dalam melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan
EKSA dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan di IKBN Miri
Sebarang pertanyaan berhubung dengan pelaksanaan EKSA di IKBN Miri
boleh diajukan kepada Penyelaras EKSA melalui:
Telefon : 085-660174 (ext. 103)
Emel : khairolamri.kbs@1govuc.gov.my
